ANEXOS O DOCUMENTOS SOPORTE A LA GESTIÓN DEL DOCUMENTO



El sistema permite anexar archivos como soporte de un radicado, que pueden ser: Excel, presentaciones PowerPoint, PDF entre otros, de acuerdo con el tipo de comunicación que se esté generando.



TIPO DE RADICADO

TIPO DE ANEXO PERMITIDO

Comunicación Oficial Enviada - Salida

pdf, Tif, Tiff

Comunicación Oficial Interna - Memorando

avi, csv, dia, doc, docx, gif, jpg, mpg, msg, odt, pdf, png, ppt, pptx, rtf, tar, tif, tiff, txt, xls, xlsx, zargo

Comunicación Oficial Interna - Circular

pdf, Tif, Tiff

Comunicación Oficial Interna - Resolución

pdf, Tif, Tiff




Para lo cual debe realizar los siguientes pasos:


Ubique el documento en la carpeta y clic en la fecha




Clic en la pestaña



Recuerde: el primer anexo corresponde a la plantilla del documento


Si seleccionó en el formulario de radicación, la opción tiene anexos? , el sistema habilitará en la pestaña documentos el link





Clic en la opción 


El sistema muestra la siguiente ventana, donde podrá iniciar la busqueda de los anexos a cargar


Una vez se de clic en la opción "Elegir archivos" el sistema mostrará la siguiente alerta que indica el peso maximo por cada anexo




Seleccione el archivo (Verifique que cumpla con los formatos permitidos),  realizar la búsqueda en la ubicación asignada.




Nota: por cada transacción o acción de selección de anexo se puede cargas hasta 10 archivos, si requiere cargar mas anexos, nuevamente ingrese a "Elegir archivos"


Una vez seleccionados los anexos, se debe dar Clic en la opción , el sistema mostrará los registros seleccionados con el nombre original del anexo, el cual será editable en caso de ser necesario.




El sistema muestra el mensaje de confirmación de la acción 



En caso de modificar la descripción del anexo, se debe dar clic en el botón



El sistema mostrará la confirmación de actualización seguido de la opción Volver




Clic en el link   para salir



Se presentarán los anexos relacionados en la parte inferior de la pestaña  asi:





1. Área de estado del documento

2. Un número temporal (borrador) más un consecutivo que indica la cantidad de archivos adjuntos a la comunicación y permite ver el anexo adjunto

3. Atributos del archivo

4. Acciones del anexo



Esta acción debe hacerla por cada grupo de anexos que requiera el documento


Cada vez que realice la acción el sistema asignará un número consecutivo por cada anexo adjunto



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