Información Interna - Vista Radicado

INFORMACIÓN INTERNA – VISTA RADICADO



Al dar clic en la fecha del documento, el sistema ingresa a la información interna del documento, la cual se divide en cuatro pestañas:




1.  Se encuentra la información básica del Remitente/Destinatario/Interesado, como Dirección, Asunto, anexos, Tipo de Requerimiento, entre otros datos del radicado. Para los radicados de salida y/o memorandos permite la asignación de la tabla de retención documental, selección del Directivo que firma y de los Directivos que darán aprobación para los Vistos Buenos, adicionalmente, puede asignar el nivel de confidencialidad del documento, de acuerdo con los permisos de su dependencia.



2.   Permite visualizar la trazabilidad del documento desde el momento de la radicación hasta finalizar el trámite, cada vez que se realiza un movimiento en el radicado se crea un registro histórico en orden cronológico ascendente


               

La vista del histórico del documento se divide en:


                En esta sección se encuentran los datos del usuario y de la dependencia                actual, así mismo, el usuario y la dependencia que radicó el documento.


 En esta sección se registran las transacciones de cada movimiento que se realice con el documento tales como: creación, asignación, devolución, modificación, aprobación de vistos buenos y firma, entre otras.


 En esta sección se registran las transacciones propias del grupo de archivo y correspondencia realizadas al documento tales como: digitalización, ingreso al archivo físico, entre otras.


 En esta sección se registra el despacho (Envío) de los oficios de salida realizado por la empresa de mensajería, donde se registra el tipo de envío o agencia de correo, número de planilla, dirección, ciudad y departamento, entre otros.



3.  En esta pestaña se pueden visualizar los anexos adjuntos al radicado. Para los oficios de salida, memorandos, circulares y resoluciones se realiza el proceso de cargue de la plantilla, así como, de los anexos adjuntos a los mismos. Además, se puede verificar el estado del trámite de cada radicado.



4.   En esta pestaña, se realiza la inclusión del radicado en un expediente virtual, de acuerdo con la Tabla de Retención Documental asignada para cada dependencia. De la misma manera se puede realizar la consulta de todos los documentos incluidos en el mismo.

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