DESPACHO DE DOCUMENTOS



El despacho de documentos es realizado por el grupo de correspondencia y se hace con el fin de registrar el envío realizado por la empresa de mensajería.


Es de vital importancia, revisar el documento y la información cuidadosamente, garantizando que el documento físico (pdf) sea igual a la información registrada en el sistema, adicionalmente, debe revisar:






1. El formato corresponda al avalado por la entidad


2. Cuente con el codigo de barras del radicado y la información básica del mismo


3. Los campos del destinatario principal se encuentren completos


4. Cuente con la firma


5. Si registra copias y anexos en el sistema, deben estar relacionadas en el físico


Por último y lo mas importante que todos los campos esten completos y combinados en el oficio


El envío del documento se ejecuta solo con las comunicaciones oficiales enviadas denominadas en Orfeo como radicados de salida así:


Clic en el módulo de envío y clic en la opción Normal





El sistema mostrará las siguientes opciones:







1. Selección de la dependencia


2. Búsqueda de documentos


3. Impresión de documentos


4. Filtro de documentos importantes


5. Casilla de selección de documentos 


6. Envío de documentos



Si el documento cuenta con copias, se verán reflejados así:





Al seleccionar los documentos para despacho, debe dar clic en el botón , el sistema mostrará la siguiente información:




1. Selección de tipo de planilla,

2. Número de planilla

3. Confirmación de la acción 



Al dar clic en el botón , el sistema mostrará la confirmación de la acción.

Puede realizar está acción con varios documentos a la vez, una vez enviado el sistema dejará el registro en la pestaña del documento en la sección y



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