DEVOLUCIÓN A LA DEPENDENCIA



Como responsable del despacho del documento debe revisar que el documento cuente con la información correctamente antes de despachar los documentos:


Es de vital importancia, revisar el documento y la información cuidadosamente, garantizando que el documento físico (pdf) sea igual a la información registrada en el sistema, adicionalmente, debe revisar:






1. El formato corresponda al avalado por la entidad


2. Cuente con el codigo de barras del radicado y la información básica del mismo


3. Los campos del destinatario principal se encuentren completos


4. Cuente con la firma


5. Si registra copias y anexos en el sistema, deben estar relacionadas en el físico


Por último y lo mas importante que todos los campos esten completos y combinados en el oficio


Esta información debe ser la misma registra en el sistema, en el módulo de envío



Si al revisar la información, el documento No tiene los datos correctamente, ingrese al usuario Jefe de envío de correspondencia y realice las siguientes acciones:





1. Seleccione la carpeta de entrada


2. Sección de búsqueda del documento


3. Sección de selección del documento


4. Botón Devolver


Al seleccionar el documento y dar clic en la opción , el sistema mostrará la siguiente ventana



1. Seleccionar el usuario destino, que para el caso será el usuario secretarial de la dependencia que generó el documento


2. Ingresar la observación pertinente y clara


3. Clic en el botón



Al dar clic en el botón , el sistema mostrará la confirmación de la acción 



Por último, clic en el botón


Algunas de los motivos de devolución son:


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