Elaboración de Copias

ELABORACIÓN DE COPIAS



Copias Externas


Corresponden a copias del documento remitidas a Entidades, Empresas o Ciudadanos Externos a la Secretaría Distrital de Movilidad, esta opción solo está activa para las comunicaciones Oficiales enviadas denominadas en Orfeo como radicados de salida.



Ubique el documento en la carpeta y de clic en la fecha




Clic en la pestaña






Clic en el Link , se desplegará la siguiente ventana 




en la sección , dar clic en la opción , donde despliega la ventana búsqueda Remitente/Destinatario


En esta sección realiza la búsqueda correspondiente a la copia




1. Seleccionar si el destinatario será: Ciudadano (Persona natural), Entidad (entidad gubernamental) o Empresas.

2. Si tiene el número de identificación puede buscar por este campo

3. Si tiene el nombre del destinatario puede buscar por este campo

4. Seleccionar el botón


Cuando la búsqueda ha sido efectiva, debe seleccionar de la columna COLOCAR COMO el link DESTINATARIO





El registro seleccionado aparecerá ubicándose en el módulo "DATOS A COLOCAR EN LA RADICACION", verificar la información y si esta correcta, dar clic en el vínculo PASAR DATOS AL EL FORMULARIO DE RADICACION.




El sistema regresa a la ventana descripción del documento



Clic en el botón, verificar la confirmación de la acción





Este proceso de debe realizar por cada una de las copias que requiera el documento



Clic en el botón  para salir.


Clic nuevamente en la pestaña 



Clic en la opción  para verificar la combinación de las copias creadas, en la vista preliminar.



El sistema generará una combinación previa del documento, para la confirmación




Una vez sea aprobado el documento por el usuario que firma y genere el radicado definitivo el sistema mostrará en la pestaña  el radicado y sus copias.





Copias Internas  (Informados)



Corresponden a informados (Copias) remitidos a cualquier usuario interno de la entidad (SDM), está opción se encuentra activa para comunicaciones oficiales internas como son Memorandos, Circulares y Resoluciones y para las comunicaciones oficiales enviadas denominados en Orfeo como radicados salida


Si el oficio que se está proyectando lleva copias internas (Informados) el procedimiento a seguir es:


Ubique el documento en la carpeta y de clic en la fecha




Clic en la pestaña




Clic en el Link , se desplegará la siguiente ventana 



En la secciòn , seleccionar la dependencia y el usuario al cual va a informar el documento y dar clic en el botón 




El sistema confirmará la acción en la parte inferior, mostrando el usuario al cual informará, esta acción debe realizarse por cada uno de los informados que se requiera, puede seleccionar los usuarios al tiempo con la tecla CTRL y el puntero del mouse.



Clic en el botón para salir , ubicarse nuevamente en la pestaña 




Clic en la opción  para verificar la combinación de los informados creados en la vista preliminar, el sistema generará una combinación previa del documento, para la confirmación





(Recuerde que esta selección debe ser realizada antes de generar el radicado definitivo, porque después de firmado el radicado no se puede realizar ninguna modificación sobre el documento)


Estos informados se verán reflejados en el histórico y en la bandeja de informados de los usuarios seleccionados, una vez sea firmado el documento y generado el radicado definitivo.



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