PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS



El préstamo de documentos es realizado por el grupo de archivo y se hace con el fin de registrar el préstamo del físico de un documento



Recuerde: con la implementación del Sistema de Gestión Documental - Orfeo, el trámite y gestión de los documentos será unicamente Virtual, por lo cual, el físico solo se entregará al usuario si hace el proceso de solicitud de préstamo del mismo; este préstamo es temporal, solo se prestrará el documento por 5 días hábiles, una vez finalizado el tiempo mencionado, el usuario deberá regresar el documento al Grupo de Archivo para su custodia.


Para verificar las solicitudes de préstamo realizadas por los usuarios y registrarlas, contará con el módulo de , donde encontrará las siguientes opciones:




1. Préstamos, en está opción encontrará el listado de documentos en Solicitud de préstamo


2. Devoluciones, en está opción puede realizar la devolución de los préstamos realizados 


3. Reportes, en está opción puede generar reportes sobre los préstamos y devoluciones realizadas en el sistema.


Al dar clic en la opción , verá el listadode documentos en solicitud de préstamo, para lo cual puede ver o buscar




Al seleccionar la opción requerida, debe dar clic en el botón , al dar clic aparecerá la siguiente vista



Donde debe seleccionar el registro requerido y dar clic en , al dar clic el sistema mostrará la siguiente ventana, la cual muestra el listado de documentos solicitados por el usuario seleccionado donde debe:




1. Seleccionar el documento a prestar


2. Ingresar la observación pertinente


3. Botón , permite prestar el documento por 5 días hábiles


4. Botón , permite prestar el documento por termino indefinido (Por lo general esta opción se usa cuando por reserva del documento, este es administrado por la dependencia por ejemplo la Dirección de Talento Humano con los documentos clasificados en la Serie de HISTORIAS LABORALES)


5. Botón , permite cancelar la solicitud de préstamo a petición del usuario solicitante


6. Por último el botón



Al seleccionar le tipo de préstamo, el sistema mostrará el mensaje de confirmación de la acción donde debe dar clic en el botón



Una vez confirme la acción, el sistema mostrará la planilla de préstamo en el link  





La cual puede imprimir para la firma del usuario a quién se le entrega el documento, recuerde conservar las planillas de forma organizada como soporte de la entrega del documento.



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