Respuesta a Memorando de Solicitud
Respuesta a Memorando de Solicitud
RESPUESTA A UN MEMORANDO DE SOLICITUD
Proyectar la respuesta en las plantillas preestablecidas por la entidad de la siguiente forma:
Seleccione la opción 
ubicada en la parte superior derecha
El sistema despliega otra ventana para seleccionar el tipo de plantilla, para este caso Memorando (-3)
Clic en Memorando (-3), se muestra el siguiente pantallazo:
Clic en la opción aceptar y se abrirá un archivo en Word
La plantilla tiene variables, letras entre el símbolo (~~) y mayúsculas sostenidas, que son reemplazadas por los campos seleccionados al momento de la radicación. Se debe realizar la proyección de respuesta en el campo resaltado en la plantilla
Guardar los cambios de manera local en alguna carpeta ya creada con anticipación, que permita su fácil ubicación
Una vez proyecte la respuesta en la plantilla, ubique en el módulo CARPETAS el Memorando de Solicitud al que dará respuesta; ingresando a la carpeta de entrada, por la fecha del documento.
Como recomendación, incluya el memorando de solicitud en el expediente virtual que corresponda y asigne la clasificación de la Tabla de Retención Documental, antes de generar y vincular la respuesta, estas acciones las puede realizar así:
Pestaña Expedientes
Para incluir el radicado en un expediente Virtual, realice los siguientes pasos:
Clic en la pestaña 
Clic en el enlace 
aparecerá el recuadro “Incluir en el expediente”, donde debe digitar el número del expediente en el cual se desea guardar el radicado
Si conoce el número del expediente debe:
Digitar el número del expediente
Dar clic en la opción 
el sistema presenta los datos básicos del expediente
Si no conoce el número exacto del expediente debe:
Realizar la búsqueda dando clic en el link 
La búsqueda del expediente se puede realizar por cualquiera de los criterios de búsqueda:
Clic en el botón 
Una vez generado el resultado de la búsqueda, debe copiar el número del expediente y pegarlo en la ventana “Incluir en el expediente”
Dar clic en la opción 
el sistema presenta los datos básicos del expediente
Clic en el botón confirmar
Al confirmar la acción, la vista de la pestaña expedientes cambia, así:
1. Datos del radicado
2. Opciones Incluir y excluir
3. Nombre del expediente, Histórico del expediente y Nivel de confidencialidad
4. Documentos pertenecientes al expediente
Recuerde: Si realiza esta acción con el memorando de solicitud, el sistema incluirá automáticamente la respuesta en el expediente Virtual, una vez la genere.
Asignar Tabla de Retención Documental - TRD
La TRD debe ser asignada tanto para el radicado respuesta como para el memorando de solicitud así:
Clic pestaña 
Clic acción 
El sistema despliega la ventana emergente con los campos SERIE, SUBSERIE y TIPO DOCUMENTAL, si realizó la inclusión en el expediente, este hereda la SERIE y SUBSERIE del expediente, por lo cual deberá realizar solo la selección del TIPO DOCUMENTAL, de lo contrario debe realizar la selección de SERIE, SUBSERIE y TIPO DOCUMENTAL.
Clic en la opción 
El sistema mostrará la confirmación de la acción
Clic en la opción 
Una vez realizadas estas acciones, debe generar la respuesta del memorando de solicitud así:
Dar clic en la pestaña 
Seleccione el destinatario
Seleccionar a quién va dirigida la comunicación 
Al seleccionar el Destinatario, dar clic en el botón 
, el sistema mostrará el formulario de radicación de Memorando
1. Búsqueda de otro destinatario
2. Datos del destinatario seleccionado
3. Asunto o Referencia, este campo siempre debe relacionar el memorando de solicitud al que está dando respuesta, puede complementar el Asunto o Referencia digitando después del número de radicado de solicitud
4. Selección y Descripción de anexos, (Ej. 3 Folios - 2 Planos - 1 CD)
5. Dependencia y usuario que Firma
6. Clic en la opción 
y verificar que aparezca el mensaje de confirmación con el número temporal o borrador
Recuerde verificar que los anexos y el asunto si correspondan, antes de generar el numero temporal
El número temporal será enviado a la carpeta de Memorando, donde debe ingresar por el vínculo de la fecha
Dar clic en la pestaña 
Dar clic en el enlace 
, aparecerá la siguiente vista
donde verificamos la información de los campos predeterminados
1. Datos del destinatario
2. Asunto o Referencia
3. Adjuntar el documento previamente elaborado, buscándolo por la opción examinar
4. Clic en la opción 
ubique la plantilla creada con anticipación
Clic en la opción 
y clic en la opción 
, el sistema mostrará la confirmación de la acción
Una vez adjunte la plantilla, el sistema habilitará el siguiente módulo, en el que puede adicionar los informados del documento
Si el documento lleva informados, debe realizar el procedimiento de acuerdo con la guía ELABORACION DE COPIAS en la sección Copias Internas (Informados), esta acción debe hacerla antes de enviar el documento para revisión y/o aprobación.
Al finalizar las acciones, dar clic en el link 
de la parte inferior o parte superior
Orfeo asigna un número temporal que se compone de 19 dígitos (correspondiente al número temporal inicial, más un consecutivo de anexo que indica el número de archivos subidos al sistema), por ser el primer archivo, el número del anexo (borrador) será 00001
En la parte inferior de la pestaña documentos aparecerá el memorando de solicitud, con el fin de facilitar el respectivo seguimiento.
Si en el formulario de radicación del memorando respuesta, seleccionó que el documento tiene anexos, recuerde adjuntar los anexos desde la pestaña documentos de acuerdo con la guía ANEXOS esta acción debe hacerla antes de enviar el documento para revisión y/o aprobación
Envío para revisión y/o aprobación
Si el radicado tiene validaciones adicionales a las revisiones y/o aprobaciones de los directivos, debe solicitarlas utilizando la acción 
, una vez realizadas dichas validaciones por la dependencia productora, debe realizar la selección de los directivos que aprobarán el documento así:
Ingresar por la pestaña 
Seleccionar el botón 
El sistema despliega la siguiente ventana
Seleccionar el directivo que dará la aprobación al documento y dar clic en el botón 
El sistema confirmará la acción en la parte inferior, mostrando el usuario que realizará la revisión y/o aprobación del documento, esta acción debe realizarse por cada uno de los directivos que requiera (puede seleccionar varios al tiempo, con la tecla CTRL y el puntero del mouse).
Una vez seleccionados los directivos que revisarán y/o aprobarán el documento, debe ser enviada utilizando la acción
para la primera aprobación correspondiente al jefe inmediato.
1. En la lista desplegable se mostrará el jefe de la dependencia.
2. Ingrese el comentario respectivo siendo claro
3. Clic en el botón 
La acción se verá reflejada en la carpeta de 
del usuario que proyecta y en la carpeta de 
o 
del jefe que lo recibe.
La persona que lo envía pierde la posibilidad de realizar modificaciones, quien lo recibe (Jefe de dependencia) puede realizar cualquier acción.
Una vez, el jefe inmediato apruebe el documento, el sistema automáticamente, activará las solicitudes de revisión y/o aprobación de acuerdo con el nivel jerárquico del directivo teniendo en cuenta el organigrama de la entidad.
Cuando se apruebe la última revisión y/o aprobación (Visto bueno) jerárquicamente, de forma automática el documento será asignado a el directivo que firma el documento.
Tenga en cuenta, que la revisión y/o aprobación del documento tiene una escala de Jerarquía, por tal motivo el sistema no activará revisión y/o aprobación de menor jerarquía a la dependencia proyectante o creadora del documento. (Si se presenta el caso, solicitar la activación por caso aranda a la mesa de servicio)
Nota:
Antes de enviar para revisión y/o aprobación, confirme el directivo que firma el documento; en caso de requerir cambiarlo, esta acción puede realizarla desde la pestaña 
a través del botón 
Aprobación de Firma
Una vez se apruebe la Firma, el sistema cambia el número temporal por un radicado definitivo; realiza la combinación de la plantilla, convirtiéndola en PDF y automáticamente asigna el memorando de respuesta a la carpeta de entrada del destinatario seleccionado.
Al usuario que proyectó, le llegará un informado de notificación indicando que la comunicación ya fue firmada.
Recuerde: para Memorandos NO existe proceso de anulación, teniendo en cuenta que, una vez firmado el documento, el sistema realiza automáticamente la entrega del memorando al Destinatario y realiza los informados.
Tenga en cuenta que este trámite será virtual, por lo cual NO debe imprimir el documento para ser entregado.
Si el documento tiene anexos físicos, debe entregar el memorando y sus anexos al perfil secretarial o administrativo de la dependencia; quien se encargará de generar la planilla de entrega de documentos al grupo de archivo.
Nota: los memorandos no podrán ser tramitados a la mano, pues el trámite es virtual.
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