Respuesta a un Radicado de Entrada
Respuesta a un Radicado de Entrada
RESPUESTA A UN RADICADO DE ENTRADA
Proyectar la respuesta en las plantillas preestablecidas por la entidad de la siguiente forma:
Seleccione la opción 
ubicada en la parte superior derecha
El sistema despliega otra ventana para seleccionar el tipo de plantilla, para este caso Salida (-1)
Clic en Salida (-1), se muestra el siguiente pantallazo:
Clic en la opción aceptar y se abrirá un archivo en Word
La plantilla tiene variables, letras entre el símbolo (~~) y mayúsculas sostenidas, que son reemplazadas por los campos seleccionados al momento de la radicación. Debe realizar la proyección de respuesta en el campo resaltado
Guardar los cambios de manera local en alguna carpeta ya creada con anticipación, que permita su fácil ubicación
Una vez proyecte la respuesta en la plantilla, ubique en el módulo CARPETAS el radicado al que dará respuesta; ingresando a la carpeta de entrada, por la fecha del documento.
Como recomiendación, incluya el radicado de entrada en el expediente virtual que corresponda y asigne la clasificación de la Tabla de Retención Documental, antes de generar y vincular la respuesta, estas acciones las puede realizar así:
Pestaña Expedientes
Para incluir el documento en un expediente Virtual, debe ingresar por la fecha del documento y realizar los siguientes pasos:
Clic en la pestaña 
Clic en el enlace 
aparecerá el recuadro “Incluir en el expediente”, donde debe digitar el número del expediente en el cual se desea guardar el documento
Si conoce el número del expediente debe:
Digitar el número del expediente
Dar clic en la opción 
, el sistema presenta los datos básicos del expediente
Clic en el botón confirmar.
Si no conoce el número exacto del expediente debe:
Realizar la búsqueda dando clic en el link 
La búsqueda del expediente se puede realizar por cualquiera de los criterios de búsqueda:
Clic en el botón 
Una vez generado el resultado de la búsqueda, debe copiar el número del expediente y pegarlo en la ventana “Incluir en el expediente”
Dar clic en la opción 
, el sistema presenta los datos básicos del expediente
Clic en el botón confirmar
Al confirmar la acción, la vista de la pestaña expedientes cambia, así:
1. Datos del radicado
2. Opciones Incluir y excluir
3. Nombre del expediente, Histórico del expediente y Nivel de confidencialidad
4. Documentos pertenecientes al expediente
Recuerde: Si realiza esta acción con el documento de entrada, el sistema incluirá automáticamente la respuesta en el expediente Virtual, una vez se genere.
Asignar Tabla de Retención Documental - TRD
La TRD debe ser asignada tanto para el documento de respuesta como para el documento de entrada así:
Clic pestaña 
Clic acción 
El sistema despliega la ventana emergente con los campos SERIE, SUBSERIE y TIPO DOCUMENTAL, si realizó la inclusión en el expediente, este hereda la SERIE y SUBSERIE del expediente, por lo cual deberá realizar solo la selección del TIPO DOCUMENTAL, de lo contrario debe realizar la selección de SERIE, SUBSERIE y TIPO DOCUMENTAL y dar Clic en la opción 
El sistema mostrará la confirmación de la acción
Clic en la opción 
Una vez realizadas estas acciones, debe generar la respuesta del documento así:
Clic en la pestaña 
Seleccione el destinatario
Seleccionar a quién va dirigida la comunicación, por lo general se responde a 
Al seleccionar el Destinatario, dar clic en el botón 
, el sistema mostrará el formulario de radicación de Salida con los datos del destinatario seleccionado
1. Búsqueda de otro destinatario
2. Datos del destinatario seleccionado
3. Asunto o Referencia, este campo siempre debe relacionar el documento de entrada al que está dando respuesta, puede complementar el Asunto o Referencia digitando después del número de radicado de entrada
4. Selección y Descripción de anexos, (Ej. 3 Folios - 2 Planos - 1 CD)
5. Dependencia y usuario que Firma
6. Clic en la opción Radicar y verificar que aparezca el mensaje de confirmación con el número temporal o borrador
Recuerde: verificar que los anexos y el asunto si correspondan, antes de generar el numero temporal
El número temporal será enviado a la carpeta de Salida, donde debe ingresar por el vínculo de la fecha
Dar clic en la pestaña
Dar clic en el enlace 
1. Datos del destinatario
2. Asunto o Referencia
3. Opción Seleccionar archivo, permite adjuntar el documento
Al dar clic el sistema mostrará la siguiente vista, ubique la plantilla guardada inicialmente
Clic en la opción 
y clic en la opción 
, el sistema mostrará la confirmación de la acción
Una vez adjunte la plantilla, el sistema habilitará los siguientes módulos, en los que puede adicionar los informados o crear las copias externas del documento
Si el documento lleva copias externas o informados, debe realizar el procedimiento de acuerdo con la guía ELABORACION DE COPIAS esta acción debe hacerla antes de enviar el documento para revisión y/o aprobación (Vistos Buenos)
Al finalizar las acciones, dar clic en el link 
de la parte inferior o parte superior
Orfeo asigna un número temporal que se compone de 19 dígitos (correspondiente al número temporal, más un consecutivo de anexo que indica el número de archivos subidos al sistema), por ser el primer archivo, el número del anexo (borrador) será 00001.
En la parte inferior de la pestaña documentos aparecerá el documento de entrada, con el fin de facilitar el respectivo seguimiento.
Si en el formulario de radicación del documento, seleccionó que el documento tiene anexos, recuerde adjuntar los anexos desde la pestaña documentos de acuerdo con la guía ANEXOS esta acción debe hacerla antes de enviar el documento para revisión y/o aprobación (Vistos Buenos)
Envío para revisión y/o aprobación (Vistos Buenos)
Si el radicado tiene validaciones adicionales a las revisiones y/o aprobaciones de los directivos, debe solicitarlas utilizando la acción 
, una vez realizadas dichas validaciones por la dependencia productora, debe realizar la selección de los directivos que aprobarán el documento así:
Ingresar a la pestaña 
Seleccionar el botón 
El sistema despliega la siguiente ventana
Seleccionar el directivo que dará la aprobación al radicado (Visto Bueno) y dar clic en el botón 
El sistema confirmará la acción en la parte inferior, mostrando el usuario que realizará la revisión y/o aprobación del documento, esta acción debe realizarse por cada uno de los directivos que requiera (puede seleccionar varios al tiempo, con la tecla CTRL y el puntero del mouse).
Una vez seleccionados los directivos que revisarán y/o aprobarán el documento, debe ser enviada utilizando la acción 
, para la primera aprobación correspondiente al jefe inmediato.
1. En la lista desplegable se mostrará el jefe de la dependencia.
2. Ingrese el comentario respectivo siendo claro
3. Clic en el botón 
La acción se verá reflejada en la carpeta de 
del usuario que proyecta y en la carpeta de 
o 
del jefe que lo recibe.
La persona que lo envía pierde la posibilidad de realizar modificaciones, quien lo recibe (Jefe de dependencia) puede realizar cualquier acción.
Una vez, el jefe inmediato apruebe el documento, el sistema automáticamente, activará las solicitudes de revisión y/o aprobación de acuerdo con el nivel jerárquico del directivo teniendo en cuenta el organigrama de la entidad.
Cuando se apruebe la última revisión y/o aprobación (Visto bueno) jerárquicamente, de forma automática el documento será asignado a el directivo que firma el documento.
Tenga en cuenta, que la revisión y/o aprobación del documento tiene una escala de Jerarquía, por tal motivo el sistema no activará revisión y/o aprobación de menor jerarquía a la dependencia que proyecto o creo del documento. (Si se presenta el caso, solicitar la activación por la mesa de servicio).
Nota:
Antes de enviar para revisión y/o aprobación, confirme el directivo que firma el documento; en caso de requerir cambiarlo, esta acción puede realizarla desde la pestaña 
a través del botón 
Aprobación de Firma
Una vez se apruebe la Firma, el sistema cambia el número temporal por un radicado definitivo; realiza la combinación de la plantilla, convirtiéndola en PDF y asigna el documento a el Jefe de Envío de Correspondencia para el despacho por la empresa de mensajería.
Al usuario que proyectó, le llegará un informado de notificación indicando que la comunicación ya fue firmada.
Si el documento tiene anexos, debe entregar el oficio y sus anexos al perfil secretarial o administrativo de la dependencia; quien se encargará de generar la planilla de entrega de documentos a correspondencia.
Si el documento requiere ser anulado realice las acciones de acuerdo con lo indicado en la guía SOLICITUD DE ANULACIÓN
Despacho del Documento (Envío por parte de la empresa de mensajería)
Esta acción la genera el trámite de envío o despacho por parte del grupo de Correspondencia, teniendo en cuenta que el oficio cumpla las acciones antes mencionadas.
Esta acción se realiza tanto para el destinatario principal como para las copias, si tiene.
Puede consultar los datos de despacho desde la pestaña 
en la sección datos de envío.
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