Expedientes

EXPEDIENTES

En la pestaña expediente, el usuario puede agrupar y clasificar los documentos de un mismo asunto o trámite conforme a las Tablas de Retención Documental lo cual facilita la búsqueda y consulta de la información

Esta acción debe ser realizada por el usuario que tramita el documento. Una vez se realice la acción virtual, el grupo de Archivo realizará la conformación física del expediente.

INCLUSIÓN EN EL EXPEDIENTE

Permite incluir (guardar) el documento en un expediente creado en el sistema, para incluir el documento en un expediente Virtual, realice los siguientes pasos:

Ingrese a la carpeta donde está el documento y de clic en la fecha del documento

Clic en la pestaña 

Clic en el enlace  aparecerá la ventana , donde debe digitar el número del expediente en el cual se desea guardar el radicado

Si conoce el número del expediente debe:

Digite el número del expediente

Dar clic en la opción , el sistema presenta los datos básicos del expediente

Clic en el botón confirmar.

Si no conoce el número exacto del expediente debe:

 

Realizar la búsqueda dando clic en el link 

La búsqueda del expediente se puede realizar por cualquiera de los criterios de búsqueda:

Clic en el botón  

Una vez generado el resultado de la búsqueda, debe copiar el número del expediente y pegarlo en la ventana “Incluir en el expediente”

 

Dar clic en la opción , el sistema presenta los datos básicos del expediente

Clic en el botón confirmar

Al confirmar la acción, la vista de la pestaña expedientes cambia así:

1. Datos del radicado

2. Opciones Incluir y excluir

3. Nombre del expediente, Histórico del expediente y Nivel de confidencialidad

4. Documentos pertenecientes al expediente

Recuerde: Si está dando respuesta un radicado (Entrada o Memorando de solicitud) se recomienda realizar esta acción antes de generar la respuesta, pues así el sistema incluirá automáticamente en el expediente Virtual, una vez se genere.

EXCLUIR DE UN EXPEDIENTE

Para excluir (Sacar) un documento de un expediente virtual debe:

Clic en la pestaña  del documento que requiere excluir

Clic en el enlace , se despliega una ventana donde indica el número del Radicado y los expedientes en los cuales se encuentra incluido (Guardado) dicho radicado

Seleccione el expediente del cual requiere excluir el documento, en el cuadro al final de la fila

Clic en el botón  y clic en el botón

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